В 2018 г. Архивная служба России празднует 100-летие со дня основания.
1 июня 1918 г. был принят Декрет Совета Народных Комиссаров «О реализации и централизации архивного дела». Согласно этому декрету все архивы правительственных учреждений как собственность ведомств ликвидировались, создавался Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ), в который включались документальные материалы как периода до 1917 г., так и материалы вновь созданных советских учреждений.
За короткое время была создана сеть архивных учреждений. В Уральской области было создано областное архивное бюро в составе Уральского областного исполнительного Комитета Советов рабочих, крестьянских, красноармейских и казачьих депутатов. В округах были образованы окружные архивы. В 1924 г. Бирюкову В.П., заведующему Шадринским окружным архивным бюро поступила Инструкция для руководства и исполнения, где был расписан план основных работ. В частности предлагалось в первую очередь установить тесную связь и заручиться поддержкой окрисполкома, составить смету, провести мероприятия в области архивного дела:
«... 2) подыскать и закрепить за окружным архивом каменное, сухое, светлое, а также снабженное печами и запорами помещение;
3) взять на учет все находящиеся в пределах округа архивные фонды;
...б) составить на каждый фонд в 3-х экземплярах учетную карточку по прилагаемой форме;
... д) в число фондов, подлежащих учету, надлежит включить не только все архивы ликвидированных учреждений и старые дела (с окончанием коих прошло 5 лет), действующих, но также архивы различный предприятий, заводских контор, церквей, монастырей и ценные семейные архивы частных лиц (например, бывших помещиков, заводчиков, видных местных общественных деятелей и пр.)
...8) принять меры для охраны архивов на местах...».
Кроме основных мероприятий по организации архивов, сбору и сохранности документов было также разработано Руководство по приему, размещению и составлению описей архивного материала, составленное по инструкции Центрархива РСФСР применительно к местным условиям Уральской области. В Руководстве дано понятие архивных материалов - «... как целые фонды, так и отдельные документы. Архивным фондом называется совокупность архивных документов, принадлежавших или принадлежащих отдельному учреждению или частному лицу». Задачей архива было собирание, хранение и приведение в порядок архивного материала, выдача по нему справок и научная обработка более ценных документов.
Доставка архивных документов должна осуществляться исключительно средствами сдающих его учреждений, ответственность за его хранение с момента сдачи переходила на администрацию архива. Прием документов должен был осуществляться строго по сдаточной описи. Если сдаточной описи не имелось, учреждения-сдатчики должны были запрашивать разрешение Областного архивного бюро.
В Руководстве даются указания о составлении заголовков единиц хранения. «В этих заголовках обозначается:
а) архивный номер единицы хранения, а также ее старый делопроизводственный номер, если таковой имеется;
б) дата и крайние даты единицы хранения;
в) содержание единицы хранения;
г) число листов».
Даются рекомендации об определении дат, содержания дела, нумерации листов (чистые листы не нумеруются), об общем указателе к составу архива.
04 июля 1924 г. были приняты Правила пользования архивными материалами Единого государственного архивного фонда. Все существующие архивы, находящиеся в ведении Центрального архива РСФСР, открыты для пользования государственных и общественных учреждений и организаций, а также для частных лиц. Для работы в архиве необходимо было написать заявление и заполнить анкету установленного образца. Лица же, желающие опубликовать подлинные архивные документы, должны были получить на это согласие подлежащих органов Центрархива.
Занятия в архиве производятся в отведенных для этой цели читальных залах, «под постоянным надзором заведующих читальным залом или специально назначенных сотрудников архива». Все лица, посещающие архив для занятий должны расписываться в особой книге.
За прошедшее время мало что изменилось в правилах работы читального зала. Материалы, необходимые для занятий записывались в требовательные листы, выдавалось единовременно не более 5 дел. Перед выдачей дела проверялись, как и после возврата. «Материалы, не имеющие штемпеля архива и с непронумерованными листами, ветхие и имеющие разрушающиеся печати не выдаются».
Правилами введено анкетирование пользователей для выявления их социального происхождения, партийности, цели посещения архива, предполагаемого выхода работы, введен обязательный просмотр заведующим читальным залом архивных выписок (без этого их вынос был запрещен).
«Никакие архивные материалы из помещения архива выносимы быть не могут и занимающимся на дом не выдаются». Во временное пользование архивные документы выдавались государственным учреждениям РСФСР.
Архивы выдавали копии архивных документов, справки «по письменным заявлениям государственных учреждений, ученых обществ и других общественных организаций и частных лиц». Заявления о выдаче копий и справок направлялись в соответствующие архивные управления, после рассмотрения «признанные подлежащим удовлетворению» направлялись в соответствующий архив для исполнения. «Копии и выписки составляются с безусловной, а в случае требования и с дипломатической точностью и выдаются за подписью заведующего архивом».
К Правилам прилагались образцы анкеты, требовательного листа.
В 1925 г. было запланировано проведение в Москве 1-го съезда по архивному делу. Окружным архивам предписано было представить сведения по хозяйственным, организационным и техническим вопросам «вытекающим из практики работы в вашем округе» для доклада областного архива.